KCIM: el motor de búsqueda de documentos para el trabajo híbrido
El crecimiento sin control es en realidad decrecimiento. De acuerdo con predicciones de UBS, entre 2020 y 2030 vamos a vivir un crecimiento exponencial de los datos que circulan por el mundo. Concretamente un multiplicador de 10, hasta los 660 zettabytes. O lo que es lo mismo, el equivalente a 610 iPhones de 128GB por cada persona de la Tierra.
Esto empujará a las empresas a una economía de datos que tras la pandemia se ha ido haciendo más importante, y que en la próxima década lo dictará todo. Tal y como define la Fundación Carolina, “la Economía de los Datos puede definirse como el conjunto de iniciativas, actividades y/o proyectos cuyo modelo de negocio se basa en la exploración y explotación de las estructuras de bases de datos existentes (tradicionales y procedentes de nuevas fuentes) para identificar oportunidades de generación de productos y servicios”.
¿Cómo moverse en este mundo? Los assets de mayor valor estarán perdidos en ficheros infinitos de bytes y el tiempo de acción para encontrarlos será ínfimo. Dilatarse frente al consumidor lastrará la competitividad del negocio, y un tiempo de respuesta lento bajo la petición interdepartamental de, por ejemplo, una empresa financiera, llevará a pérdidas cuantiosas. En este contexto, el “ya” más preciso solo lo puede garantizar la tecnología DMS (Document Management System).
Se trata de un tipo de software especializado en la organización y recopilación de información en ecosistemas empresariales. Pero a diferencia de otros programas, lo hace de manera totalmente personalizada; con ajustes ad hoc y una interfaz adaptada a lo que necesita la organización. Todo ello define a Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), un avanzado programa de gestión documental que permite digitalizar y almacenar documentos en un solo repositorio cloud.
Los usuarios pueden localizar los archivos por palabras clave, número de factura, denominación de cliente o incluso fechas de entrega. De esa manera también se evita la introducción de un sistema de clasificación paralelo a esta plataforma que lo único que haría sería ralentizar todas las operaciones asociadas. Dicha prestación, además, se puede además automatizar para agilizar los distintos flujos de trabajo que le vayan surgiendo a la empresa, y que así los empleados puedan destinar su tiempo a actividades de mayor valor.
Con todo ello se crea la base de operaciones perfecta para el trabajo híbrido. Los usuarios pueden acceder a la plataforma desde un móvil o un equipo externo siempre que se encuentre protegido, y trabajar en la misma versión del documento sin generar copias en conflicto o problemas de sincronización. Esta coordinación es vital para profesionales que necesitan salir de la oficina sin perder por ello el nivel de productividad a lo largo de la jornada.
Al final hablamos de simplificación en la gestión documental. Una que Kyocera permite disfrutar de forma gratuita con una versión de prueba. 50 tipos de documentos compatibles, creación de plantillas para los flujos de trabajo, protección de alto nivel; todo ello disponible a tan solo un formulario de distancia.
KCIM es un software de suscripción gratuita en un inicio y a partir de 1GB comienza a tener costo, de esta forma podrás probar todas sus funcionalidad antes de pagar por él.
Esta publicación se realiza con información de KYOCERA Document Solutions México como parte de las alianzas estratégicas de Grupo Editorial Criterio.
