DMConnect: el aliado para digitalizar documentos
El éxito de la transformación digital de una empresa se mide en los esfuerzos que hace esta frente a la mejora tanto de procesos existentes como de la experiencia del cliente, y de cara a la renovación de la oferta de productos, servicios y modelos de negocio en el mercado.
Transformación y optimización, eso sí, descansan sobre el principal asset de valor de los últimos años —y las próximas décadas—: los datos. Pero ¿qué puede hacer una empresa con los millones y millones de documentos en papel que ha ido acumulando a lo largo del tiempo? Si salta al mundo digital sin migrarlos estaría perdiendo know how y valor frente a la competencia.
Por esto ha cobrado tanta importancia entre los principales líderes digitales la digitalización de datos. Se trata de un proceso complejo que, en el caso de grandes compañías, puede suponer meses o incluso años de trabajo sin los recursos adecuados. Aquí es donde entra en acción una herramienta de gestión documental como DMConnect.
La solución de Kyocera Document Solutions, una de las mayores compañías de impresión y gestión documental del mundo, permite capturar información, distribuirla a las distintas plataformas digitales en uso, e integrarlas con los nuevos procesos de trabajo. Su funcionamiento es bien sencillo; digitaliza los datos y después los procesa directamente desde un MFP de Kyocera y otras fuentes digitales.
DMConnect se convierte así en una aliada estratégica fundamental durante las primeras fases de la transformación digital de las empresas; precisamente esas semanas en las que se trabaja sin descanso por reducir los montones de papel en la oficina y se busca ganar nuevos espacios de tiempo para perfilar las futuras áreas de negocio.
¿Cómo funciona?
Este software se resume en cuatro claves: el escaneo de información tanto impresa como digital, la digitalización de procesos manuales de papel a inputs automatizados, la conversión de documentos impresos en archivos digitales editables y el archivado digital para una clasificación estructurada de carpetas.
El arma secreta de DMConnect es la tecnología OCR; un campo de recursos que permiten el reconocimiento óptico de caracteres en textos para luego digitalizarlo en entornos automatizados. Esta tecnología ahora muy pujante por el crecimiento de la IA, es la que extrae la información de los papeles y la envía directamente a los centros de datos.
Kyocera la adapta aquí a las necesidades documentales de las empresas, abriendo también la veda a la lectura de códigos de barras 2D que facilita la entrada manual de datos, el reconocimiento de formatos, o la búsqueda de datos en Excel. En una empresa manufacturera, por ejemplo, todos esos PDF 417 y códigos QR quedarían codificados en paquetes estandarizados e intercambiables que luego podrían validarse desde un panel de control.
El beneficio indirecto de toda esta digitalización no deja de ser la mejora de la seguridad; es mucho más complicado robar un documento digital que uno físico si este se encuentra protegido. En el caso de DMConnect, la seguridad se integra en la cadena de valor desde los propios procesos de autenticación de los equipos.
Todo esto es lo que ahora Kyocera ofrece de forma totalmente gratuita. Puedes registrarte en el siguiente formulario y elegir la solución que quieras para probarla durante 30 días sin ningún costo. Y si quieres más información, puedes visitar la ficha de producto de DMConnect aquí mismo.
Esta publicación se realiza con información de KYOCERA Document Solutions México como parte de las alianzas estratégicas de Grupo Editorial Criterio.
