La magia de ahorrar recursos en las oficinas de gobierno
Seguramente no hay sitio más observado que las oficinas de gobierno. En tanto que se mantienen y funcionan gracias a los impuestos que pagan los ciudadanos, estas oficinas siempre están bajo la mirada y escrutinio de la población, pues a nadie le gusta que su dinero sea malgastado.
Además de ello, toda oficina pública debe enfrentar adversidades derivadas de los recortes presupuestales, la presión de la ciudadanía que asiste a sus instalaciones y, desde luego, el monitoreo puntual y constante que hace de sus recursos.
Ante tal situación, el ahorro y mejor uso del capital debería de ser una preocupación constante de los directores de dichas dependencias, quienes deben tener muy en claro que para poseer procesos rentables no basta con tener personal eficiente, sino que necesariamente debe apoyarse en la tecnología.
Los expertos de la empresa Kyocera, líder mundial en gestión e impresión de documentos, ofrecen a continuación algunos consejos para ahorrar recursos en estas dependencias, sin que ello signifique recortar personal o disminuir la calidad del trabajo.
Un equipo multifuncional es la mejor inversión. Una impresora es muy útil para imprimir, pero nada más. Y como en una oficina de gobierno se necesita el mayor dinamismo posible, con el equipo multifuncional puedes escanear, imprimir, enviar faxes y fotocopiar en blanco y negro y en color, así como conectarla a wifi y a aplicaciones de gestión de documentos. Y además de que tiene gran capacidad de almacenamiento de papel, cuenta con muchas velocidades de impresión y siempre utiliza tecnología láser.
En pocas palabras, con un multifuncional tienes todo para mejorar y ahorrar en los procesos. No obstante, antes de invertir en uno analiza tus necesidades como oficina para elegir sabiamente el que necesitas. Un proveedor de estos equipos puede brindarte asesoramiento en el uso y la forma en que puedes integrar tus procesos con nuevas tecnologías.
Explota al máximo las aplicaciones informáticas. Como sabemos, existen muchas aplicaciones que están diseñadas especialmente como una herramienta que permite a los usuarios realizar diversos tipos de trabajos. Como son fácilmente incorporadas a los procesos, es recomendable contar con ellas para ofrecer un servicio más eficiente y satisfactorio.
Por ejemplo, imagina el uso de la nube para catalogar y guardar todos los archivos o una aplicación que te permita regular los accesos a documentos sin tener que estar en la oficina. El ahorro de recursos que lograrías con estas aplicaciones muy pronto sería evidente.
Permite que un experto te asesore. Antes de que tomes cualquier decisión, lo mejor es que una compañía especializada analice tu forma de trabajo, así como los retos y necesidades de tu oficina, y te ofrezca soluciones tecnológicas.
Cuando se habla de optimizar recursos también nos referimos a invertir en las soluciones correctas y que después no te arrepientas de tus decisiones. Al contrario, lo ideal es que tengas la seguridad de que estás haciendo lo correcto guiado por un asesor tecnológico experto en tu industria.
Por ello es importante que revises la experiencia de ese asesor con dependencias de gobierno. Si sus herramientas son las adecuadas, sin problema podrás cumplir tus objetivos.
